Avec la multitude d’outils de gestion commerciale disponibles sur le marché, il n’est pas toujours évident de sélectionner la solution adaptée à vos besoins. Vous devez prendre en compte de nombreux paramètres.
Votre secteur d’activité
Votre secteur d’activité est un élément clé à prendre en compte pour choisir le bon logiciel de gestion commerciale. En effet, certains logiciels ont été spécifiquement conçus pour répondre aux besoins et aux contraintes de branches précises.
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Si vous travaillez dans la restauration, optez de préférence pour un outil adapté à la gestion :
- des commandes ;
- des stocks de produits frais ;
- des plannings du personnel ;
- de la facturation client ;
- de l’encaissement par carte bancaire directement en caisse.
Les solutions dédiées à ce secteur ont souvent des fonctionnalités pratiques comme l’impression des tickets ou la liaison avec des périphériques métiers tels que des bornes de paiement.
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Pour l’artisanat, privilégiez un logiciel doté d’options spécifiques comme la gestion détaillée des devis, des bons de commandes ou des états de stocks de matières premières. Certains programmes proposent également des modules pour la comptabilité analytique ou le suivi des immobilisations.
Dans l’industrie, optez de préférence pour une solution ERP (Enterprise Resource Planning) aux fonctionnalités étendues. Cela concerne la gestion complexe des approvisionnements, des nomenclatures de fabrication, de la production, de la qualité ou encore de l’ordonnancement. Les ERP industriels intègrent souvent des passerelles avec les équipements et robots de production.
La taille de votre entreprise
Si vous êtes une TPE ou PME, optez de préférence pour un logiciel modulaire, uniquement composé des fonctions dont vous avez réellement besoin dès à présent. Cela vous évitera d’investir dans des fonctionnalités trop complexes dont l’utilité n’est pas immédiate. Préférez les solutions flexibles qui pourront s’enrichir de nouveaux modules au gré de votre croissance, plutôt qu’un ERP tout-en-un inadapté à vos besoins initiaux.
Côté performances, assurez-vous que le nombre maximal d’utilisateurs et la capacité de stockage du programme correspondent à la taille actuelle de votre activité. Certains éditeurs proposent des versions allégées de leurs solutions pour les petites structures.
Pour les PME en développement, optez pour un outil dont l’offre permet une évolution modulaire, en ajoutant par exemple des fonctionnalités dédiées :
- aux achats ;
- à la production ;
- à l’export au fur et à mesure de votre développement.
Les grandes entreprises peuvent quant à elles se tourner vers des ERP complets, intégrant l’ensemble de leurs process aux performances élevées. Veillez tout de même à sélectionner un éditeur capable de personnaliser la solution en cas de besoins spécifiques.
Vos processus métier
Prenez le temps d’analyser avec précision l’ensemble de vos flux de travail afin d’identifier vos besoins fondamentaux. Quels sont les documents clés à gérer ? Avez-vous besoin de fonctionnalités dédiées aux commandes fournisseurs, aux stocks, à la facturation, aux chantiers ?
Déterminez les tâches générant le plus de valeur ajoutée et de productivité pour votre activité. Certains éditeurs offrent une plus grande personnalisation des écrans et des circuits de validation que d’autres. Privilégiez les solutions permettant d’ajuster les interfaces et les trajets des documents aux spécificités de vos méthodes de travail.
La mobilité
Dans certains secteurs comme le BTP, le commerce ou les services, la mobilité des équipes est une nécessité. Si tel est le cas pour votre activité, soyez attentifs aux dimensions nomades et mobiles de votre futur système de gestion.
Privilégiez impérativement une solution Cloud, ne nécessitant ni installation sur site ni maintenance informatique lourde. Vos collaborateurs pourront alors accéder à tous les outils et données de l’entreprise de manière sécurisée depuis n’importe quel terminal.
Optez également pour une solution proposant des applications mobiles natives et ergonomiques. Elle permet la gestion hors ligne et la synchronisation automatique des documents. Les commerciaux pourront saisir et suivre leurs devis, leurs commandes et leurs livraisons en temps réel sur le terrain.
La mobilité rend vos processus plus réactifs :
- suivi des interventions en temps réel ;
- reporting mobile ;
- validation instantanée des documents depuis un appareil nomade.
Elle améliore également l’expérience client en assurant une réponse plus rapide à leurs demandes.
L’assistance et la maintenance
Privilégiez les éditeurs proposant différents canaux d’assistance : telephone, email, chat en ligne, forums utilisateurs… Accordez-vous sur les modalités en fonction de vos contraintes logistiques et budgétaires.
Informez-vous également sur la fréquence des mises à jour fonctionnelles et de sécurité. Certains programmes évoluent en continu tandis que d’autres adoptent un rythme moins soutenu. Assurez-vous que le produit suivra l’innovation dans le temps.
Vérifiez que le SAV interviendra rapidement en cas de dysfonctionnement majeur pour ne pas impacter votre activité. Optez de préférence pour des contrats de maintenance englobant également l’assistance méthodologique.