Alors que de nouveaux moyens de communication ont émergé, l’email demeure indispensable dans les échanges professionnels. Mais, pour l’utiliser correctement, il convient de maîtriser son fonctionnement et ses composants.
Lorsque vous rédigez un e-mail, vous trouverez les camps de Cc et Cci en dessous ou à côté de la zone « À ». Elles servent à ajouter des destinataires supplémentaires et présentent chacune des caractéristiques distinctes. Découvrez la différence entre CC et CCI.
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Le CC
Le terme CC ou copie carbone fait référence aux destinataires que vous souhaitez inclure pour qu’ils puissent prendre connaissance des échanges d’e-mails avec le destinataire principal (champ « A »).
Les individus dans la catégorie « Cc » ont donc accès aux adresses email ainsi qu’aux conversations. Toutes les réponses supplémentaires à l’e-mail seront reçues par les destinataires à condition que la fonction « Répondre à tous » soit utilisée.
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Cependant, les personnes de la catégorie Cci ne recevront aucun autre message, à moins que vous ne choisissiez de le leur transférer.
Pour les destinataires en Cc, il n’est généralement pas obligatoire de répondre ou d’agir. Le but principal de ce champ est tout simplement de transmettre des informations au destinataire.
Applications
Si vous voulez que tous les destinataires voient la liste de diffusion et soient inclus dans la conversation en cours, utilisez l’option Cc. Dans le contexte professionnel, il permet de :
- Informer la direction et les concernés des projets.
- Ajouter les hauts responsables de l’entreprise dans la liste des destinataires en copie, pour signifier que le contenu de l’e-mail est d’une grande importance.
Le champ CC peut aussi servir à présenter des contacts les uns aux autres pour qu’ils puissent prendre connaissance de leurs adresses électroniques respectives.
Exemple
Supposons que votre supérieur hiérarchique vous demande d’exécuter une tâche consistant à recueillir des informations auprès d’une entreprise partenaire. Dans ce cas, vous pouvez inclure le manager en CC dans l’e-mail.
De cette manière, il peut constater que vous avez accompli les tâches assignées et restera informé de toute correspondance.
Le CCI
La fonction CCI ou copie carbone invisible identifie les personnes que vous souhaitez inclure en copie cachée. Le mode de fonctionnement est identique à celui de la Copie carbone.
Mais ici, les destinataires indiqués dans les champs « A » et « Cc » ne peuvent pas voir la personne en copie, car toutes les adresses du champ « Cci » sont cachées. Ainsi, il est possible de garantir une certaine préservation de la confidentialité.
Applications
La fonction Cci est généralement employée pour envoyer des courriels de masse et des messages à des abonnés.
L’utilisation du champ Cci est utile lorsqu’on souhaite ajouter des destinataires supplémentaires sans que ceux-ci connaissent les autres destinataires qui reçoivent le même e-mail. Lorsque vous envoyez un courrier électronique à des personnes qui ne se connaissent pas, il est recommandé de faire usage de la fonction Cci.
Ainsi, quand vous démarrez une campagne d’e-mailing, il faut éviter de froisser vos abonnés en divulguant leur adresse e-mail privée.
Aussi, il est nécessaire d’adopter la fonction Cci lors de l’envoi d’une newsletter. En prenant cette mesure de précaution, vous évitez de dévoiler les noms et les e-mails des abonnés sans leur autorisation.
Par ailleurs, si vous souhaitez poser la même question à plusieurs personnes par e-mail, mais que la réponse attendue ne concerne pas les autres, vous pouvez également utiliser la fonction « Cci ».
Enfin, la fonction Cci peut être utilisée pour cacher à l’expéditeur principal l’inclusion de quelqu’un d’autre dans l’e-mail. C’est le cas par exemple si vous souhaitez apporter des preuves de mauvais comportement ou informer votre supérieur d’une difficulté que vous rencontrez.
Exemple
Supposons que vous deviez envoyer un courriel pour transmettre des informations concernant un événement. L’email sera transmis à une liste qui inclut tous les participants. Dans ce contexte, il est nécessaire d’employer la fonction Cci afin d’assurer la confidentialité.